Manual de políticas de tratamiento de datos personales

PRIMERA VERSIÓN

LEY 1581 DE 2012 Y DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013.

NOMBRE: FOEMSOMA

NIT: 811035635-1

Dirección: Dirección Calle 50 # 45-56 Edificio Médico. Oficina 204

CORREO ELECTRÓNICO: fondoempleados@soma.com.co

PÁGINA WEB: www. foemsoma.com

TELÉFONO: (054) 576 86 86 – 576 86 87 -311 639 5490

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y/O SENSIBLES

 

 FONDO DE EMPLEADOS CLINICA SOMA FOEMSOMA

Este manual contiene una descripción de los aspectos fundamentales a tener en cuenta según las leyes de protección de Datos en Colombia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de Junio 27 de 2013 y que deben ser aplicados en el Fondo de Empleados de la clínica soma.

CONTENIDO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Datos generales de FOEMSOMA como responsable del tratamiento.
2. Objetivo de la política de tratamiento.
3. Antecedentes de la política de tratamiento.
4. A quién se dirige la política de tratamiento.
5. Definiciones importantes en el tratamiento de datos.
6. Principios para el tratamiento de datos personales.
7. Autorización del titular para el tratamiento de datos.
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos sensibles.
9. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales.
10. Derechos de los titulares de los datos.
11. Deberes de Foemsoma como responsable del tratamiento.
12. Modificación de la política de tratamiento.
13. Seguridad de la información
14. Entrada en vigencia de la política de tratamiento

 

1. DATOS GENERALES DE FOEMSOMA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: Fondo de Empleados de la Clínica Soma FOEMSOMA.
NIT: 811.035.635-1
Domicilio: Calle 50 N°. 45-56 Ed. Medico oficina 204 Medellín – Antioquia
Teléfonos: 5768686  – 5768687 – 3116395490
Correo Electrónico: fondoempleados@soma.com.co

Página Web: www.foemsoma.com

2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En este manual de políticas de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales Foemsoma realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante el Fondo de Empleados clínica soma.

En Femsoma entendemos por protección de datos todas aquellas medidas que tomamos, tanto a nivel físico, técnico como jurídico para garantizar que la información de los usuarios (asociados, ex asociados, empleados, ex empleados, proveedores, etc.) registrada ante el Fondo y almacenada en bases de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas.

Este manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 (y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), en él lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Foemsoma realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.

3. ANTECEDENTES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO

La protección de datos en Colombia es un derecho establecido en la Constitución Política de Colombia, que dice así: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Con el fin de hacer cumplir lo que dice en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el Estado ha expedido diversas leyes y decretos, y que enuncia en el preámbulo o considerando del decreto 1377 de Junio 27 de 2013, así: • Mediante la Ley 1581 de Octubre 17 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto: “(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

• La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.
• Mediante Sentencia C-748 del 6 de Octubre de 2011 la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 – Senado, 046 de 2010 -Cámara.
• Con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, a través del Decreto 1377 de Junio 27 de 2013, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamentó aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.

Vale la pena aclarar que las reglas consagradas en la ley 1581 de 2012, son complementarios de las establecidas en la ley 1266 de 2008, las cuales están referidas al manejo de la información contenida en bases de datos personales, de naturaleza financiera, crediticia y comercial.

4. A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con el Fondo: asociados, ex asociados, empleados y ex empleados de Foemsoma, familiares y/o y terceros inscritos, proveedores tanto activos como inactivos y empresas que generan el vínculo de asociación con el Fondo de Empleados de la Clinica Soma Foemsoma-, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la empresa.

5. DEFINICIONES IMPORTANTES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Para la interpretación de las políticas contenidas en este Manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Asociado: Toda persona natural que como destinatario final, adquiere los productos de Foemsoma, para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y/o empresarial.
• Ex Asociado: Persona natural que estuvo asociada a Foemsoma en cualquier momento y por cualquier período de tiempo.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
• Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con Foemsoma
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Foemsoma como Responsable de los datos.
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Foemsoma de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a Foemsoma en virtud de una relación contractual o a los asociados a través de una figura de convenio o acuerdo comercial o de servicios.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, Foemsoma.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea asociado, ex asociado, proveedor o empleado y ex empleado de Foemsoma o cualquier tercero que, en razón de una relación personal, familiar o jurídica con el asociado, suministre datos personales a Foemsoma
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de Foemsoma como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, dentro del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
• Transmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para la ampliación de algunos términos que no se encuentran incluidos dentro de la lista anterior, lo invitamos a que se remita a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

 

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y que Foemsoma, como entidad respetuosa de la ley acatará:

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
• Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377, queremos informarle que Foemsoma como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por Foemsoma siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Igualmente Foemsoma como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a Foemsoma cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:

• Por escrito
• De forma oral
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a Foemsoma la autorización respectiva.

Finalmente, tenga en cuenta que Foemsoma ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitarle como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

 

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo al artículo 5° de la Ley 1581 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Foemsoma, como empresa de la economía solidaria, no solicita actualmente datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Por tanto, le informamos que el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refieren los Artículo 6° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:

1. a. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. b. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. c. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Foemsoma cumple las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza Foemsoma está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a El Fondo sus datos personales sensibles.

9. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Foemsoma como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que usted como Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con el Fondo.

En virtud de la relación que se ha establecido o establezca entre usted y Foemsoma, es importante que usted conozca que Foemsoma recolecta, registra, almacena, usa y transfiere sus datos personales, para su propio uso en sus procesos o para reportar a otras entidades de acuerdo a la legislación establecida para empresas de la economía solidaria o por requerimientos de entidades públicas o privadas.

Es importante que usted tenga en cuenta que su información o datos personales son utilizados por Foemsoma para:

• Ejecutar las actividades propias de Foemsoma otorgadas por la ley para cumplir su objeto social.
• Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer sus necesidades, los cuales pueden hacerse por medios físicos a través de correos electrónicos y/o pagina web.
• Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
• Enviar y consultar información a las centrales de información con el fin de registrar niveles de endeudamiento y conducta crediticia.
• La realización de cobranza judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos del Fondo.
• Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al asociado.
• Registrar la información de Empleados y proveedores (activos e inactivos) en las bases de datos del Fondo, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
• Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden al Fondo.
• Entregar los datos personales particularmente aquellos relacionados con información financiera y/o comercial necesaria para calcular el riesgo crediticio,
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre usted y El Fondo. Si usted nos proporciona sus Datos Personales, esta información será utilizada por Foemsoma sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, fuera de El Fondo.

En consecuencia y para el manejo interno de sus datos en Foemsoma, éstos podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de Foemsoma que conforma la Gerencia, dirección, áreas contables, Comunicaciones y de Servicios de Foemsoma, así como a las empresas que definen el vínculo de asociación con Foemsoma y a proveedores de servicios según corresponda.

Foemsoma podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Igualmente, Foemsoma podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de encriptación, sus datos personales a otras entidades en Colombia para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

En el caso de transmisión de datos personales, El Fondo suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Foemsoma o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que a usted le asisten como Titular en relación con sus datos personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. DEBERES DE FOEMSOMA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para Foemsoma, como responsable del Tratamiento de sus datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Le informamos que de haber cambios sustanciales en el contenido de este Manual de políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a Foemsoma, la entidad como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACION

En desarrollo del principio de seguridad establecido, Foemsoma adoptara medidas técnicas , humanas  y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros .

 

14. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales  rige a partir del 15 de febrero del 2017 , y deja sin efecto los reglamentos o manuales especiales  que se hubieran podido adoptar  por instancias administrativas en el fondo de empleados de la clínica soma FOEMSOMA, acta número 115 del 15 de febrero del 2017.

 

Atentamente,

FONDO DE EMPLEADOS CLINICA SOMA “FOEMSOMA”